中山大学教职工出国（境）事务管理工作指南

 

一、教职工出国（境）事务服务机构

Q: 我校教职工出国（境）事务主要由哪些部门负责？

A: 人事处

主要负责因公出国（境）项目的管理；六个月及以上出国(境)事务的审批及相关手续的办理；三个月以上出国（境）会知等手续的办理；出国（境）相关证明办理；出国（境）探亲、访友、旅游等私人事务的管理。

联系方式：师资科：TEL:84111797；综合科：TEL：84111798

Email：[email protected]；

外事处

主要负责六个月以下出国(境)学术交流事务的管理。

联系方式：出访科：TEL：84110817；

Email: [email protected]  

 

二、因公出国（境）项目

Q:申报因公出国（境）项目需具备哪些条件？

A:应满足以下条件：

1.     取得所在单位被推荐资格。

2.     须为我校A系列专任教师。

3. 首次出国（境）六个月及以上人员，原则上应入校工作满两年，且近两年年度考核称职。

4. 已有六个月及以上出国（境）研修经历的人员，如再次申请六个月及以上出国（境）研修，须回国后在学校全职工作满两年，且完成聘任合同约定的教学、科研和社会服务等工作任务。

5. 达到选派项目规定的外语及其他申报条件。

 

Q: 有哪些因公出国（境）项目可以申报？

A: 目前可申报的因公出国（境）项目分为：国家公派项目和学校公派项目。

1. 国家公派项目包括：第一，国家留学基金委资助项目，可申请的项目约30个，详细信息可登陆网页查找《国家留学基金资助出国留学项目指南》。

//www.csc.edu.cn/Chuguo/680dbd0cf0524f66a00760cf7953a880.shtml   

第二，其它国家公派项目：如卫生部等国家部委资助项目。

2. 学校公派项目包括：美国岭南基金青年骨干教师培养项目、美国哈佛燕京学社访问学者项目、美国伊利诺伊大学访问学者项目、香港浸会大学内地访问学人项目、日本创价大学中日友好学术资助项目、日本创价大学校际交流项目、韩国高等教育财团国际学者交流项目等。各项目详细情况见具体遴选通知。

 

Q: 如何申报国家留学基金委资助项目？

A:  1. 了解项目信息

项目详细信息可登陆国家留学基金委网站//www.csc.edu.cn/查询；也可以通过学校人事处主页//rsc.rankbc.net/ 或学校主页党政信息栏查询项目遴选通知。

大部分项目受理时间一般为每年2-3月；青年骨干教师出国研修项目受理时间一般为每年2-3月和9月，中美富布赖赴美研究学者子项目受理时间一般为每年8-9月；

2. 提前做好相关准备

（1）外语方面

国家留学基金项目要求申报时须达到留学基金委规定的外语条件。详细信息可登陆网页查找《国家留学基金资助出国留学外语条件》：

//www.csc.edu.cn/Chuguo/680dbd0cf0524f66a00760cf7953a880.shtml。有些项目如：青年骨干教师出国研修项目要求申报时必须满足留学基金委规定的外语合格条件。我校英语培训中心是教育部指定的培训部之一，该中心每年举办两期培训，开学时间为秋季9月上旬、春季2月下旬；学制规格为18周。英语培训中心网址：

//fls.rankbc.net/fls/ETC/index.aspx

（2）与国外大学联系

申请前与国外大学联系，确定意向出访国家和学校。有些项目如：青年骨干教师出国研修项目申请时需要提供外方邀请函。

3. 申报步骤

（1）取得所在单位被推荐资格。

（2）填写《国家留学基金管理委员会出国留学申请表》（非学生类）：登陆国家公派留学管理信息平台网站→注册→登陆报名系统→选择留学身份、申报国别、项目名称等→进入申请表界面填写、修改、提交和打印申请表。国家公派留学管理信息平台网站为：

//apply.csc.edu.cn/csc/main/person/login/index.jsf

（2）提交以下基本材料给所在单位：

第一，《国家留学基金管理委员会出国留学申请表》（表格内容包括：个人基本信息、申请留学信息、外语水平、教育与工作经历、学术成果、研修计划等）

第二，国外单位邀请信复印件（如无可不附）

第三，外语水平证明材料，以下五项之一：

外语专业毕业学历、学位证书复印件；

两年以内WSK考试成绩单复印件；

曾在同一语种国家留学一学年或连续工作一年以上证明材料

教育部出国留学人员培训部结业证书复印件；

参加其他类型外语水平考试成绩单复印件，如：CET-4/6、托福、雅思成绩等。

第四，获奖证书复印件（如无可不附）

第五，职称证书、最高学历、学位证书、身份证复印件

第六，所申请出国留学项目要求提交的其他材料

（3）所在单位向人事处师资科提交上述申报材料和《中山大学教职工出国（境）项目推荐意见表》（可登陆“人事处主页－表格下载－师资科－教职工进修、培训”下载）

 

Q: 与国家留学基金委其它项目相比，青年骨干教师出国研修项目有哪些不同？

A:  1. 此项目是我校和国家留学基金委1：1配套资助的项目，是所有出国项目中录取名额最多的一个，也是学校重点支持的青年教师培养项目之一。

2. 我校在留学基金委已有规定的基础上对此项目提出了更严格的要求：

第一，推荐范围仅限于国家重点实验室、教育部创新团队、国家重点学科、国家重点培育学科的青年骨干教师以及院系、附属医院重点培养的青年教师。

第二，年龄更趋向年轻化，要求文科教师原则上不超过40岁，理工科、医科原则上不超过35岁，医科特别优秀者年龄可适当放宽。

第三，更注重被推荐人选的质量，强调单位根据学科发展需要推荐合适人选。各有关单位每年2-3月向人事处提交此项目推荐名单，人事处组织专家委员会进行遴选。通过遴选的人员如已达到留学基金委规定的外语合格条件，并获得外方邀请函，可直接于3月份登陆留学基金委网上报名系统填写此项目申报材料。如果未满足上述条件，则集中参加我校英语培训中心的英语培训或自行参加WSK考试，同时联系外方邀请函，等到9月份留学基金委网上报名系统开放后，再进行申报。

3. 此项目录取人员的资格有效期为1年，国家留学基金委其它项目的资格有效期为2年。

 

Q: 国家留学基金委项目获批后，有哪些手续需要办理？

A:  项目获批后需办理以下手续：

1. 未达到留学基金委规定的外语水平合格条件者，需参加外语培训或参加WSK考试（青年骨干教师出国研修项目除外）。

2. 办理护照

3. 对外联系，获得国外邀请函（青年骨干教师出国研修项目除外）。

4. 办理“同意派出函”

5. 申办签证和订购机票

6. 交存保证金

7. 签订《资助出国留学协议书》

以上详细步骤请阅读国家留学基金委发放的《出国留学人员须知》。此外，还需按我校规定办理出国（境）申请手续和出国（境）会知手续。

 

Q: 如何申报学校公派项目？

A:  学校公派项目的申报步骤与国家公派项目类似，具体如下：

1. 了解项目信息

可登陆人事处网页，查阅往年发布的项目具体遴选通知。如需更详细的信息，还可登陆项目涉及的相应学校网站。

2. 做好相关准备

提前与国外大学联系，并按照项目要求做好外语等方面的准备。

3.     取得单位被推荐资格

4.     提交申报材料

根据项目要求准备相应材料，基本上所有项目都需要提交以下材料：研修计划、个人简历、学术成果简述、推荐信、外语水平证明等

 

Q: 学校公派项目获批后，有哪些手续需要办理？

A:  除了项目本身需要的手续，还需按我校规定办理出国（境）申请手续和出国（境）会知手续。

 

三、出国（境）申请手续

Q: 哪些人需要办理出国（境）申请手续？

A:  1. 凡申请出国（境）六个月及以上的教职工均需在人事处师资科办理出国（境）申请手续。已获得国家公派、学校公派项目资助人员也需办理此手续。

2. 凡申请出国（境）六个月以下的教职工均需在外事处出访科办理出国（境）申请手续。

 

Q: 办理出国（境）申请手续需提交哪些材料？

A: 凡申请出国（境）六个月及以上的教职工需在拟出国（境）日期前至少一个月向所在单位提交以下材料：

1.《中山大学教职工长期出国（境）申请表》（可登陆“人事处主页－表格下载－师资科－教职工进修、培训”下载）

2. 按期回国承诺（需有本人签名）；

3. 工作简历；

4. 外语水平证明材料；

5. 外方邀请函复印件（非英语的外方邀请函需提供译件)；

6. 赴美人员还需提供DS-2019表（或领事馆提供的其它能反映签证类型资料）；

7. 出国（境）费用来源须提供书面证明材料，如果由科研项目提供经费，须有项目负责人签名。

凡申请出国（境）六个月以下的教职工需按照外事处出访科的要求提交相关材料。

 

四、出国（境）会知手续

Q: 哪些人需要办理出国（境）会知手续？

A: 凡出国（境）三个月以上的教职工，离校前须办理出国（境）会知手续。

Q: 怎样办理出国（境）会知手续？

A: 办事程序如下：

1. 南校区和东校区人员需于出国（境）前至少一周在人事处师资科（南校区中山楼411室）办理出国（境）会知手续。北校区人员在北校区人事办办理出国（境）会知手续。

2. 出国（境）人员若不能按照获批的出国（境）日期离境，需提前告知人事处师资科（电话：84111797）。

 

五、返校会知手续及出国（境）总结

凡出国（境）三个月以上的教职工，按期返校后一周内办理返校会知手续，办事程序与出国（境）会知手续相同。

出国（境）人员按期返校后两周内提交出国总结报告，并将电子版发至人事处师资科邮箱：[email protected] 。

 

六、延期申请手续   

Q: 怎样的情况才可以申请延期？

A: 学校原则上不受理六个月及以上出国（境）研修人员的延期申请，确属单位学科发展需要申请延期，学校最多审批一次，延期期限不超过原批准期限。学校不受理六个月以下出国（境）研修人员的延期申请。

 

Q: 申请延期需提交哪些材料？

A: 申请延期人员须于出国（境）有效期到期前至少两个月递交以下材料：

1.《中山大学教职工出国（境）延期申请表》；（可登陆“人事处主页－表格下载－师资科－教职工进修、培训”下载）

2. 有本人签名的延期申请书（说明延期原因并附申请人在外详细联系电话和Email地址)；

3. 邀请方出具的延期函（需注明具体延期时间和资助金额）；

4. 所在单位的详细书面意见（须有主管领导签字）；

5. 赴美人员还需提供DS-2019表（或领事馆提供的其它反映签证类型资料）复印件。

 

七、出国（境）相关证明的办理

Q: 怎样办理“同意派出函”？

A: 由国家留学基金委项目派出人员须办理此手续。具体程序如下：

1. 获国外邀请信后，将邀请信复印件送交人事处师资科办理单位同意派出手续。

2. 按照留学基金委发放的《留学人员须知》的说明，自行将人事处审核通过后的邀请函及其它材料传真至留学基金委。

3. 留学基金委将在材料收到后五个工作日内进行审核，出具“同意派出函”，并将“同意派出函”传真至留学人员本人。

 

Q: 怎样办理“单位回聘证明”？

A: 由国家公派项目派出的人员在申请签证时如需开具单位回聘证明信，可持录取通知书及国外邀请信复印件前往人事处师资科办理。

 

Q: 怎样办理“赴港工作同意书”？

A: 需要办理赴港工作同意书的人员，请持国际合作与交流处《中山大学教职员工因公临时出国（境）申报表》批件的复印件，前往人事处师资科办理。

 

八、出国（境）探亲、访友、旅游等私人事务

Q: 如何办理出国（境）探亲、访友、旅游等私人事务的校内手续？

A: 出国（境）探亲、访友、旅游等私人事务按照请假程序办理。申请人须填写《中山大学教职工请假申请表》，向所在单位提出书面申请。经人事处审核通过后方可离校。