一、院系校友组织成立工作Q&A

1.

Q:  成立院系校友组织要具备什么条件？

A:   成立院系校友组织需要满足以下条件：（1）符合校友会《章程》规定的业务范围和工作任务，且与其他组织业务范围不重复；（2）与院系校友取得较为广泛的联系；（3）有合适的工作委员会；（4）拟任负责人取得所在党组织或单位人事部门的书面同意意见。

2.

Q:  成立校友组织需要提交什么材料？

A:   成立院系校友组织需要提交以下材料：（1）中山大学院系校友组织成立申请表；（2）筹备委员会名单；（3）理事会成员候选名单；（4）拟任负责人备案表；（5）成立大会议程；（6）组织管理细则草案等。

二、院系校友组织换届工作Q&A

1.

Q:  院系校友组织换届需要提交什么材料？

A:   院系校友组织的换届工作需要提交以下材料：（1）换届书面申请；（2）新一届理事会成员候选名单；（3）拟任负责人备案表；（4）中山大学院系校友组织登记表；（5）会员通讯录；（6）任期内工作计划；（7）换届相关会议纲要及图片、视频、音频等存档资料。

换届后应及时将报送材料（4）~（7）至中山大学校友会秘书处备案。

三、年级理事Q&A

1.

Q:  什么是年级理事？

A:   年级理事是联系本年级本班级同学，加强校友与母校互动交流的桥梁和纽带。年级理事要保持与本院同学的紧密联系，定期上报更新校友信息，反馈校友建议和意见，承担起服务学校、服务校友的责任。

2.

Q:  年级理事具体要做什么工作？

A:   年级理事需要承担以下工作：（1）毕业前，确认本院校友的毕业去向，核实本班学生的联络方式，公布本人各类联络办法；（2）毕业后，定期联系同学，更新班级同学联络信息并向同学公布，保证同学之间联络畅通；（3）定期汇总校友建议和意见，做好与中山大学校友会的沟通和服务同学的工作。

3.

Q:  我能担任年级理事吗？ 什么人会成为我们的年级理事？

A:   中山大学应届毕业生都可以报名担任应届的年级理事。报名采取各院系、附属医院推荐和学生自荐相结合的方式，每班或专业推荐一名同学担任年级理事，由校友办聘任。建议院系、附属医院推荐对学校和校友工作充满热情、在同学中具有较高威信的班干部及在广州工作、学习，方便长期联系的代表担任，同时推选其中一位为该院系、附属医院的应届年级理事的总联络人。

4.

Q:  在任期间，我如果因故确实无法继续担任年级理事，怎么办？

A:   年级理事本人如有工作单位或联络方式的变化，及时向校友会反馈，以便保持长期联系；如果年级理事因故不能从事此项工作，原则上应向校友会推荐一位热心、负责的校友接任。

四、校友数据工作Q&A

1、

Q：院系校友组织如何申请校友数据？

A: 院系校友组织进行校友信息的查询，需填写申请表格并将填写好相应的表格发送至指定邮箱。经审核后方可进行查询，查询情况或结果将返送至表格内填写的联系邮箱。

2、

Q：如何开具校友身份证明？

A：请校友携带个人学历或学位证等证明材料复印件、身份证（或其他有效身份证明），前往毕业院系开具学籍学历相关证明后，持证明前往模范村519栋二楼办理。（注：校友证明在校内业务部门可使用的有效期为一个月）

五、校友宣传及信息化工作Q&A

1、

Q：如何向校友会进行新闻投稿？

A：请投稿至邮箱[email protected]。

2、

Q：院系校友会如何开通/认证年审官方微信公众号？ 

 A：院系校友会填写《院系校友会借用中山大学校友会证件申请表》，经申请组织负责人审核同意后，与《微信认证申请公函》一同提交校友会审批。（注：新申请账号开通后，向校友会备案）